On ne vous apprend rien en vous disant qu’organiser un événement d’entreprise, qui plus est le premier, nécessite une organisation minutieuse en amont. Entre planification et coordination du travail des différents membres de l’équipe d’organisation, la tâche n’est certainement pas facile. Quel que soit le type d’événement d’entreprise (team building, dîner professionnel, réunion…), il y aura forcément différents éléments à considérer pour que tout se passe comme prévu le jour J. Comment donc organiser votre premier événement d’entreprise ? Découvrez la réponse dans la suite.
Organisation d’un événement d’entreprise : les préalables
Définition du format de l’événement d’entreprise, des objectifs, logistique d’organisation, formation d’équipe, lieu, restauration… les éléments à considérer pour organiser votre premier événement d’entreprise sont nombreux. Examinons tout cela en détail.
Le choix du format de l’événement
La première étape d’organisation d’un événement d’entreprise est la définition du format de celui-ci : team building, dîner de gala, cocktail dînatoire, remise de prix… En fonction du format, vous aurez une vision plus claire des détails de l’organisation de l’événement.
La planification
La planification est au cœur de l’organisation de l’événement. C’est à ce moment que vous devrez former une équipe et définir le lieu de l’événement, penser à la logistique et au choix du traiteur… C’est également à ce moment que vous devrez penser à la répartition des tâches en les attribuant de manière claire et précise à chaque membre de l’équipe d’organisation. Vous devez accorder une attention particulière au lieu de l’événement, mais aussi au choix du traiteur.
De l’avis de Chefing, ce sont là les deux éléments qui contribuent grandement à la réussite ou à l’échec de l’événement. Il faudra donc vous assurer que le lieu choisi correspond bien au format de l’événement, et que le traiteur choisi peut répondre aux attentes de vos convives.
Attention aux détails !
C’est l’attention aux détails qui rend réellement un événement unique et véritablement exceptionnel. Prêtez donc une attention particulière au choix de l’orchestre ou du DJ qui animera l’événement, ou de l’équipe d’animation qui prendra en charge votre team building. Pour marquer l’occasion, pensez à distribuer des gadgets / cadeaux aux participants au terme de l’événement.
Définir le budget
Cela paraît comme une évidence. Pourtant, beaucoup de débutants en organisation d’événement d’entreprise sous-estiment la difficulté de la définition du budget qui y sera alloué. Il faut savoir qu’un événement, par définition, est tâché d’imprévus. D’où l’importance de prévoir une marge, une sorte de « budget divers » pour faire face à toute mauvaise surprise tout en restant dans les limites du budget alloué à l’événement au départ.
Les derniers petits réglages pré-événement
Maintenant que vous avez choisi le lieu, le traiteur, l’animation… Reste à faire les dernières vérifications d’usage avant le jour J. Ainsi, la veille de l’événement, pensez à faire un dernier check-up de tous ses aspects afin de vous assurer que tout se passera comme prévu. Pensez également à faire un dernier briefing avec l’équipe d’organisation pour une mise au point ultime avant le début de l’événement.
