Un organisateur événementiel doit faire face à une concurrence accrue. C’est pourquoi il est important, selon Chefing, de savoir se mettre en avant et se différencier des autres prestataires. Pour ce faire, un portfolio va s’avérer être un allié de taille afin de montrer le professionnalisme et l’expérience de l’organisateur événementiel. Il va ainsi permettre à ce dernier de gagner en visibilité et de décrocher un plus large panel de clients.
Qu’est-ce qu’un portfolio dans l’événementiel ?
Un portfolio permet de montrer à un client les réalisations effectuées. Il peut prendre la forme d’un livre regroupant des photos, des images ou encore des coupures de presse. Il est également possible de le trouver sous forme de diaporama sur un site Internet.
Pour présenter un portfolio efficace, il est important de choisir avec attention ses supports. Si les illustrations, les images ou les photos parlent plus dans ce cas que des mots, il faut toutefois savoir les sélectionner. Pour ce faire, il est conseillé d’opter pour des photos avec un plan large qui permet de mieux visualiser l’ensemble de la scène avec les arrangements floraux, la disposition des tables, etc.
Il est à noter qu’il peut être intéressant d’insérer tout de même dans le portfolio des témoignages de clients. En effet, les consommateurs prennent désormais le temps de consulter les avis et les retours des autres clients avant d’arrêter leur choix. Si le portfolio est présenté sur un site Internet, il est alors conseillé d’intégrer quelques extraits sonores qui viennent accompagner une photo.
La lettre de recommandation peut également être un élément à insérer dans un portfolio. Il est pour cela nécessaire d’avoir de bonnes relations avec son client de sorte à pouvoir lui faire part de cette requête. Il est important de le guider en lui précisant le type d’éléments à intégrer dans sa lettre de recommandation. Cela permet de poser un cadre avec ce qui est nécessaire ou facultatif.
Enfin, il faut savoir que les médias peuvent jouer un rôle crucial dans un portfolio. Si l’entreprise a bénéficié d’un article dans un magazine ou un journal, elle peut parfaitement l’ajouter. De même, pour les sites Internet, les liens pointant vers des radios ou des émissions de télévision sont des arguments de taille.
Un document clair et concis pour offrir une bonne rétrospective
L’ensemble des éléments d’un portfolio va mettre en avant le professionnalisme de l’entreprise et valoriser son expérience.
En effet, les clients souhaitent désormais connaître à l’avance les moindres détails qui façonneront leur événement. L’entreprise peut pour cela présenter l’ensemble du processus qui va être suivi ainsi que le calendrier, une méthode qui permet de rassurer le client et de lui montrer votre rigueur et votre organisation.
Attention toutefois : si le portfolio est le support qui représente l’expérience de l’entreprise, il ne faut toutefois pas le surcharger. Il est important qu’il soit clair et concis. Cela facilitera sa lecture et permettra au client d’avoir une bonne rétrospective des services proposés.
