La fête de fin d’année est une occasion remarquable pour une société de réunir ses collaborateurs et de célébrer avec eux les résultats réalisés. C’est aussi une opportunité de remotiver les troupes et de les préparer pour les défis à venir. Bien évidemment, pour que cette fête se passe dans les meilleures conditions, il faut que son organisation soit bien ficelée. Quelles sont les étapes à suivre ? Écoutons Theobald de Bentzmann à ce propos.
Étudier le budget
La première étape pour l’organisation d’une fête de fin d’année réussie consiste à étudier le budget dont on dispose. Fort heureusement, la période de fin d’année coïncide avec l’élaboration des rapports et bilans financiers. Cela procure à l’entreprise une bonne visibilité sur le montant qu’elle peut allouer à cette célébration. La bonne nouvelle, est que même avec un budget limité, une société peut organiser une très belle fête de fin d’année, notamment grâce à des animations très simples, des activités ne nécessitant pas beaucoup d’efforts en logistique, etc.
Choisir la date de l’événement
Pour une fête de fin d’année réussie, il faut qu’un maximum de collaborateurs puisse y prendre part. Donc, la date de cet événement doit être choisie avec le plus grand soin. Celle-ci ne doit pas interférer avec les vacances de fin d’années ou certainement les collaborateurs voudront passer du temps en famille. Par ailleurs, la date ne doit pas entraver les projets professionnels de la société. Il faut trouver le juste équilibre entre exigences professionnelles et vacances annuelles des employés.
Choisir le lieu
Alors là, tout dépend du nombre de collaborateurs présents et de la nature de l’activité que l’entreprise entend organiser. Par exemple, si cette dernière souhaite réunir ses effectifs autour d’un bon repas, la meilleure option serait de privatiser une terrasse ou un restaurant. L’organisation d’activités ludiques comme la pétanque requiert quant à elle des espaces ouverts. Quoi qu’il en soit, si les locaux choisis se trouvent très loin, il faut prévoir des moyens de transport pour l’ensemble du personnel.
Fixer le nombre participants
Avant la tenue de la fête de fin d’année, il est important que l’entreprise sache de manière quasi-exacte le nombre de personnes qui vont y assister. Cela va lui permettre de définir le nombre de couverts à fournir, le nombre de trajets à prévoir pour transporter les participants, etc. Ces petits détails peuvent contribuer à l’optimisation des coûts d’une telle cérémonie. Bien entendu, il faut tout de même prévoir les imprévus de dernière minute. Par exemple, vous pouvez vous retrouver le jour-même avec des collaborateurs qui peuvent finalement participer à la fête et souhaitent y prendre part.
Conclusion
Maintenant que vous connaissez les étapes essentielles à l’organisation d’une fête de fin d’année d’un point de vue logistique, sachez qu’il est important de faire appel à un prestataire, qui va prendre en charge le reste des étapes nécessaires à un événement d’une telle envergure. Ce prestataire doit être choisi en fonction de divers critères, tels que le professionnalisme, la qualité du service, etc.
